L'analyse des besoins dans le cadre d'un projet d'acquisition constitue l'un des principaux facteurs de succès d'un processus d'achat réussi et permet notamment d'obtenir le meilleur bien ou service au meilleur prix en fonction des besoins réels de l'organisation. Malheureusement, cette étape essentielle est souvent mal ou non réalisée. C'est d'ailleurs ce que mentionne à plusieurs reprises le rapport « Contrat de services professionnels liés au traitement de l’information », publié à l'automne 2012 par le Vérificateur général du Québec.
Mais c'est quoi l'analyse des besoins ?
L'analyse des besoins peut se référer à la notion d'analyse d'affaires qui est définie comme étant un « processus qui consiste à réaliser différentes activités et d’utiliser des techniques appropriées pour comprendre la structure, les politiques et les opérations d’une organisation afin d’être en mesure de recommander des solutions qui permettront à cette organisation d’atteindre ses buts » (Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® - BABOK® Guide, International Institute of Business Analysis (IIBA).
Une bonne analyse des besoins présente souvent un enjeu et un défi de taille dans les projets d'acquisition impliquant un changement dans les processus ou dans les façons de faire. En fait, les besoins exprimés peuvent parfois même cacher des intérêts individuels ou collectifs, qui rendent difficile la définition des exigences d’affaires dans le cadre de l'élaboration d'un devis, nous éloignant ainsi de «Faire les bonnes choses».
Plusieurs méthodologies d'analyse des besoins existent, lesquelles peuvent être utilisées seules ou en combinaison en fonction des enjeux du projet d'acquisition. Voici quelques-unes de ces méthodologies :
La méthode des interacteurs ou APTE®
Méthode visant la recherche systématique des besoins en fonction de tous les acteurs concernés et en fonction du milieu environnant.
www.methode-apte.com
La méthode SAFE ()
Méthode permettant d'inventorier les fonctions à remplir pour satisfaire un besoin en s'intéressant aux différentes séquences du cycle de vie de l'équipement ou du système.
La méthode FAST ()
Méthode permettant d'identifier et d'ordonner les fonctions et d'en vérifier la logique fonctionnelle.
Les entrevues
À partir d'entrevues structurées ou semi-structurées, les principaux acteurs énoncent leurs besoins, leurs contraintes ainsi que les éléments qui permettront d'identifier l'atteinte ou non des objectifs recherchés.
Les listes de contrôle
Utilisation de listes fonctionnelles prédéfinies élaborées par type d'industrie et manufacturiers.
La méthode intuitive
Basée principalement sur l'expérience et l'expertise concrètes des ressources œuvrant au projet d'acquisition.
Le retour d'expérience
Analyse, récupération et adaptation d'outils et de connaissances élaborés et acquis au cours des projets d'acquisition antérieurs.
Peu importe la méthodologie, une bonne analyse des besoins permet de :
Documenter le besoin d'affaires en fonction des priorités organisationnelles;
Définir les options possibles pour répondre aux besoins d'affaires;
Identifier et mesurer l'impact des changements organisationnels requis et consécutifs au projet d'acquisition;
Structurer le besoin en différents lots cohérents et en différents livrables permettant de bien gérer et de contrôler le projet d'acquisition;
Estimer adéquatement les coûts d'acquisition et d'exploitation de ce qui est acquis;
Élaborer les bons critères de conformité, les bonnes exigences ainsi que les bons critères d'évaluation en respect aux différents cadres réglementaires;
Prévoir les modalités de réalisation du mandat et du contrat;
Établir les balises sur lesquelles la performance du fournisseur ou du prestataire de services sera évaluée;
Favoriser la concurrence, la transparence et l'équité.
Par contre, la qualité d'une analyse des besoins dépendra en grande partie de la compétence de la personne qui la réalisera. Celle-ci doit notamment démontrer sa connaissance du domaine d'affaires et du cadre réglementaire, avoir une habilité à la réflexion stratégique, connaître les méthodologies d'analyse des besoins, avoir une pensée critique et de synthèse, démontrer des compétences de rédaction, de communication, de leadership et de travail d'équipe.
Ces quelques lignes tendent à démontrer à la fois toute la nécessité de réaliser une bonne analyse des besoins, mais également toute sa complexité. Il est incontournable qu'une emphase importante doive être mise à cette activité afin de favoriser au maximum le succès d'un projet d'acquisition. En bout de piste, il est très coûteux d'acquérir le meilleur produit ou service dont l'organisation n'a pas besoin...
Guy Plante, M.Sc.A., PMP
PGPC - Infolettre janvier 2014
© Projection GP Conseils, 2014